Organización y gestión del tiempo.

El pasado mes de octubre iniciamos en la Delegación de Cádiz del Colegio de Psicología de Andalucía Occidental un ciclo de talleres sobre autocuidado dirigidos a la ciudadanía en general. Estos talleres tienen previsto realizarse durante el curso 23/24 y tengo la suerte de poderlos impartir.  El primero de ellos fue sobre la organización y gestión del tiempo.

Elegí este tema porque he observado que muchas personas logran terminar todo lo que se proponen, y otras, sin embargo, se dispersan por el camino quejándose de la falta de tiempo y usando la frase, cada vez más popular, «no me da la vida«. No obstante, todos tenemos el mismo tiempo, por lo que una de las claves del equilibrio mental y emocional está por saber gestionar ese tiempo del que disponemos.  Los que se lamentan de no llegar a nada, no siempre se debe a tener un exceso de actividades; sino que es la forma de planificarse. Iremos viendo cómo el andar con prisas y hacer muchas cosas a la vez no sólo impide organizarse y ser eficaz, sino que da lugar a que desarrollemos alguna respuesta de ansiedad. Por todo esto, es fundamental que aprendamos que la estabilidad emocional y la sensación de bienestar también requieren de tiempo y orden.

Comencé el taller hablando del autocuidado que es el conjunto de acciones que tomamos para proporcionarnos bienestar. Y de los tipos que existen, el mental, social, emocional, físico, espiritual, económico y ambiental.

Para introducirme en el tema que nos ocupa, quiero señalar ciertos factores o características de la persona que le impiden poder gestionar su tiempo de forma satisfactoria.

FACTORES QUE NOS IMPIDEN GESTIONAR EL TIEMPO

• No sabe organizarse bien.
• Tiene un exceso de tareas y actividades poco importantes.
• No sabe priorizar
• Le falta atención
• Y el cerebro multitarea.

EJERCICIO

El primer paso para empezar es darnos cuenta de qué tiempo disponemos y para verlo con claridad expuse un ejercicio que consiste en lo siguient

e: Coge un lápiz y un papel y haz una lista de todo lo que haces cada día con una estimación realista, es decir, hay que contar el tiempo que gastamos en trasladarnos de un lado a otro, el tiempo que invertimos viendo el móvil, etc…

Después de hacer la lista, pregúntate: ¿Me falta tiempo?, ¿pierdo el tiempo en actividades sin importancia?. Tomar conciencia de cómo lo gastamos es indispensable para aprender a gestionarlo. Ya sabemos que no podemos cambiar aquello que no conozco. Cuánto más sepas en qué usas tu tiempo, más fácil te será organizarte.

AGENDA

Un material importantísimo que vas a necesitar es una agenda, preferiblemente de papel. Algunas personas piensan que si anotamos las tareas perdemos improvisación y naturalidad, pero es todo lo contrario, porque nuestra mente estará más ligera y relajada y habrá más cabida para la flexibilidad y la creatividad.

La forma de organizarla es la siguiente: primero anotamos lo que tiene fecha y después el resto. Cada día, por la mañana o noche, depende del ritmo de cada uno, le dedicamos un rato para planificar lo que tenemos para ese día o el día después. Además, hay que hacer otra revisión los fines de semana para gestionar la semana siguiente. Este hábito suele ser difícil de mantener al principio, aunque si somos constantes, formará pronto parte de nuestro repertorio conductual aportándonos enormes beneficios.

Otros datos relevantes son utilizar diferentes colores, ya que ayuda al cerebro a diferenciar las distintas tareas. Por ejemplo, escribir en azul los compromisos personales, en verde los temas de trabajo y en rojo las cosas urgentes… Y subrayar o tachar lo que ya se ha realizado. E incluso, hacer dibujos que nos ayuden a recordar. En definitiva, usar la agenda, que se note que ha estado mucho en nuestras manos. Si al terminar el curso o el año está muy utilizada y desgastada es que lo hemos hecho bien. ¿Cuántas veces te compras una agenda y se queda guardada en un cajón igual de nueva que cuando la compraste? Eso ya no volverá a pasar. ¡A utilizarla!

¿QUIÉN ES EL VERDADERO LADRÓN DE NUESTRO TIEMPO?

La respuesta es la falta de atención. Hoy día, debido al uso de los móviles, aparatos eléctricos y las redes sociales hay mucha más distracción que hace 20 o 30 años. El uso de estos dispositivos dará lugar a otro artículo por su actual importancia. Ahora, quiero centrarme en cómo esa falta de atención nos roba el tiempo. La atención es centrarme en lo que me suma y desatender el resto, pero si estoy constantemente haciendo varias cosas a la vez, estoy enseñando a mi mente a desconcentrarse. Y es cuando toca hablar de la multitarea, ese concepto que llegó a las empresas como sinónimo de productividad, sin darnos cuenta que a la larga no es efectiva. Lo natural es que atendamos una cosa a la vez, sin embargo, tenemos lo que llamamos «la mente mono» que va de un pensamiento a otro y de una actividad a otra sin parar. Con la multitarea perdemos la serenidad, se deterioran nuestras funciones cognitivas y aumentamos nuestro estrés. Por lo tanto, muerte a la multitarea.

Para mejorar nuestra atención es útil trabajar la atención plena, es decir, tomar conciencia de nuestro presente, de lo que estamos haciendo ahora; poner límites, a nosotros y a los demás para facilitarnos la vida; y en definitiva, reeducar nuestra mente para centrarnos en lo que verdaderamente nos hace bien.

Seguro que algunos os preguntaréis, y si tengo varias tareas, ¿con cuál me pongo primero? Pues aplicando la matriz de Eisenhower, que se centra primero en las cosas urgentes e importantes, después en las urgentes, pero no importantes que se pueden también delegar; seguidamente las importantes, pero no urgentes y finalmente las que no son ni urgentes ni importantes por lo que se pueden incluso eliminar de nuestra agenda.

ENEMIGOS DE LA ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

Llegados a este punto, veo conveniente hablar sobre los verdaderos enemigos de la gestión y organización de nuestro tiempo. Son tres; la procrastinación, la rumiación y el autodiálogo negativo. Iremos viendo cada uno.

• La procrastinación es el hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse. Y podemos trabajarla con estas pautas:
  1. Haz las tareas más manejables. Márcate pequeños hitos que respondan a preguntas tipo: ¿qué es lo primero que tengo que hacer para abordar este tema?, ¿y después?. Poco a poco y de forma cómoda, te irás acercando al objetivo final.
  2. Rompe la barrera del primer minuto. Lo realmente complicado es vencer el momento anterior a ponerte. Si logras vencerlo, tendrás la mitad del trabajo hecho. Y a partir de los siguientes 5 minutos será tu cerebro quién te ayude.
  3. Evita argumentos autopermisivos. Si decimos «no pasa nada porque me retrase, tengo tiempo»; «miro Facebook, pero solo cinco minutos», «ya empezaré mañana que es lunes», estaremos dando de comer a la procrastinación. Deja de lado cualquier tipo de excusa y, simplemente, hazlo ya.
  4. Recompénsate. Asociar una tarea que nos resulta aburrida o tediosa por una agradable como una recompensa, eleva la motivación. Ponte premios y observarás como funciona a modo de motivación.

• La rumiación son pensamientos intrusivos que se repiten sobre los que no tenemos control.
  1. Practica la defusión. Los pensamientos son propuestas de nuestra mente, aprende a tomar distancia de ellos.
  2. Bloquea las respuestas. Escribe lo que piensas utilizando un diario o autoregistros. Cuando escribimos nuestra mente aprende a relantizarse y tienen menos cabida los pensamientos rumiativos.
  3. Tiempo para la preocupación. Dedica un tiempo al día para las preocupaciones. Es decir, si por ejemplo, decides que será a las 18:00 horas pues el resto del día cuando llegue una preocupación a tu mente, dí -Ahora no puedo atenderte, lo haré a las 18:00- Y cuando llegue la hora prevista dedica un buen rato a todo lo que te inquieta. Ya verás como vas ganando autogestión y cada vez te será más fácil hacerlo.
  4. Comparte tus pensamientos. Preferiblemente en voz alta y en alguien en quien confíes. Si no dispones de nadie, puedes acudir a un profesional de la psicología y hacer reestructuración cognitiva para reinterpretar la realidad de una forma más adaptativa.

• El autodiálogo negativo. Charla silenciosa que tenemos con nosotros mismos en la que nos decimos cosas malas y aspectos de nuestra vida o del mundo negativos.
  1. No distorsiones la realidad. Las distorsiones son interpretaciones erróneas que hacemos de nuestra realidad como adivinar lo que piensan los demás sin tener evidencias de ello.
  2. Pensamientos racionales. Va unido al punto anterior. Una vez que hemos detectado las distorsiones intentamos ver el mundo de forma más sana,  sin dramatismos y exageraciones.
  3. Narrativa realista de tu vida. Cuenta tu vida de forma realista, sabiendo que los problemas forman parte de la condición humana.
  4. Trátate con amor incondicional. Elimina los ¿y si…? y acéptate tal como eres, con todo lo bueno y malo que hay en ti.

Para concluir, y tal como hemos visto a lo largo de estas líneas, organizar y gestionar nuestro tiempo es determinante para poder utilizarlo en todo aquello que nos hace bien y en lo que consideramos importante. Poned en práctica todo lo tratado y ya veréis como poco a poco vuestra vida se ensanchará y empezará a tener más calidad y sentido. Y si os animáis, compartid vuestras experiencias e impresiones en los comentarios. Os leemos.